Son las personas que tienen a su cargo ciertos deberes y derechos ligados a las atribuciones que ejerce un determinada función dentro de la institución educativa. Su tarea consiste en ordenar, organizar y disponer distintos asuntos que se encuentran bajo su responsabilidad.

ÁREA SECRETARÍA GENERAL

PROPÓSITO PRINCIPAL: Desarrollar la gestión administrativa del Colegio mediante el registro y control de la información relativa a los procesos de matrícula, graduaciones, certificaciones, de acuerdo a la normatividad vigente, las necesidades de la institución y las directrices del rector. Realizar la gestión administrativa del Colegio mediante la organización de actividades generales y asistenciales de oficina y, mantener organizada la correspondencia y el archivo de documentos.

Funciones Secretaría Académica

• Programar y organizar las actividades propias de su cargo.

• Responsabilizarse del diligenciamiento de los libros de matrícula, calificaciones, admisiones, habilitaciones, validaciones, asistencia y actas de reuniones.

• Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrícula.

• Elaborar las listas de los alumnos para efectos docentes y administrativos.

• Mantener ordenada y actualizada la documentación de los alumnos, personal docente y administrativo.

• Llevar los registros del servicio de los funcionarios de la institución.

• Colaborar con el Rector en la elaboración de los informes estadísticos.

• Gestionar ante la Secretaría de Educación el registro de los libros reglamentarios, certificados de estudio y tramitar los diplomas.

• Organizar funcionalmente el archivo y elaborar las certificaciones que le sean solicitadas.

• Refrendar con su firma las certificaciones expedidas por el Rector del plantel.

• Atender al público en el horario establecido.

• Responder por el uso adecuado, seguridad y mantenimiento de los equipos y materiales confiados a su manejo.

• Realizar periódicamente auditorias de matrículas e informar oportunamente las novedades a quien corresponda.

• Atender al público en el horario establecido de manera respetuosa, diligente y cordial.

• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Funciones Secretaría de Rectoría

• Revisar, clasificar, archivar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos.

• Adelantar actividades de asistencia administrativa, de acuerdo con instrucciones del superior inmediato, que permitan un mejor desarrollo de las funciones de la dependencia.

• Atender al público y orientar a usuarios, personal o telefónicamente, para suministrar información, documentos o elementos solicitados que sean relacionados con las actividades de la dependencia, de acuerdo con las autorizaciones e instrucciones recibidas.

• Numerar y radicar los actos administrativos que deba suscribir el jefe inmediato y tramitarlos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

• Recibir, radicar, clasificar, archivar y distribuir la correspondencia que llegue a la oficina.

• Organizar y manejar el archivo.

• Responder por el estado de los equipos bajo su responsabilidad y adoptar los mecanismos para su conservación, protección y uso adecuado.

• Recepcionar las solicitudes de los usuarios y entregar los requerimientos solicitados. Coordinar las labores de mensajería y llevar los controles de acuerdo con los procedimientos.

• Preparar documentos como formatos de horas extras, validaciones de planta, entre otros.

• Proponer procedimientos e instrumentos necesarios para mejorar la prestación de servicio de atención al usuario, especialmente en lo relacionado con el manejo adecuado de la información.

• Desempeñar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con la naturaleza del empleo y con la formación y adiestramiento del titular del cargo.

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ÁREA BIBLIOTECA Y SERVICIO DE FOTOCOPIADO

PROPÓSITO PRINCIPAL: Administrar los recursos de información y formación pedagógica con los que cuenta el colegio, generando estrategias de promoción y hábitos de lectura entre los miembros de la comunidad educativa y así contribuir al proceso de formación integral de la comunidad educativa.

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Funciones del Auxiliar Administrativo del área

• Sistematizar y administrar el material bibliográfico y demás elementos que reposan en la biblioteca del colegio con base en técnicas y los procedimientos de la entidad.

• Administrar en el módulo de préstamo los movimientos diarios del material a cargo, según los procedimientos establecidos para tal fin.

• Atender a la comunidad educativa del colegio en temas relacionados con la biblioteca y generar estrategias para contribuir y apoyar la labor pedagógica a través de los medios educativos disponibles y ayudas audiovisuales del colegio.

• Planear y elaborar el plan anual de actividades de la biblioteca, promoviendo la lectura y la utilización de los servicios de la misma, teniendo en cuenta el calendario escolar y los planes y programas específicos de la SED.

• Generar estrategias de mantenimiento y actualización del material bibliográfico y audiovisual existente en la institución educativa de acuerdo con las directrices dadas por la SED o los entes competentes en el tema.

• Realizar y presentar informes y estadísticas sobre la utilización de los servicios de la biblioteca y así mismo solicitar la compra o adquisición de material bibliográfico y audiovisual que requiera la comunidad educativa y se fomente así la actualización bibliográfica, según los parámetros y directrices dadas por la SED.

• Prestar el servicio de fotocopiado al interior del colegio y llevar el control respectivo.

• Atender al usuario interno y externo; padres de familia, docentes, estudiantes, comunidad en general, en cuanto al préstamo de material audiovisual, laboratorios y talleres, cuando así lo requieran. proporcionando los materiales de manera oportuna.

• Realizar la programación de horarios para la utilización periódica de los salones, espacios y medios educativos del colegio y darla conocer a la comunidad educativa.

• Organizar, prestar y mantener control del material asignado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin.

ÁREA FINANCIERA

PROPÓSITO PRINCIPAL: Apoyar al rector en la administración y manejo presupuestal y financiero de las instituciones educativas de acuerdo con las normas legales establecidas, con el fin de lograr los objetivos propuestos para la institución educativa.

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Funciones del Auxiliar financiero

• Apoyar la elaboración del proyecto de presupuesto del colegio para cada vigencia fiscal de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Entidad.

• Apoyar la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos, el flujo de caja, el plan anual de contratación, el plan de inversiones con el fin de facilitar los procesos de planeación dentro del marco del proyecto Educativo Institucional.

• Preparar informes financieros, indicadores de avance y resultados de gestión, informes de seguimiento, de planes y proyectos, cuando le sea solicitado por el consejo directivo, Nivel Central o autoridades competentes.

• Realizar los traslados adiciones, reducciones y reservas presupuestales cuando sean requeridas dentro de la ejecución del presupuesto del Colegio.

• Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por impuestos que correspondan.

• Realizar el recaudo de la cartera del colegio, registro de todos los ingresos del colegio, efectuar las cotizaciones de inversiones y proveer la información pertinente al ordenador del gasto para la ejecución del plan de inversiones y hacer las consecuentes actas.

• Preparar, registrar y actualizar la información pertinente a procesos de contratación de menor cuantía que se realizan a través del portal de Internet, dispuestos por la Alcaldía Mayor de Bogotá para tal fin.

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ÁREA ALMACÉN

PROPÓSITO PRINCIPAL: Administrar y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles adquiridos para la Institución provenientes de recursos propios, Secretaria de Educación y donaciones, velando por el uso adecuado de los mismos.

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Funciones del Almacenista

• Sistematizar y mantener actualizado el registro de bienes e inmuebles de acuerdo a los parámetros y normas vigentes

• Preparar, legalizar y dar de baja los bienes y elementos obsoletos e inservibles de la institución de manera permanente, mediante inventario y actas firmadas por los responsables.

• Formalizar el ingreso y egreso de bienes de consumo de la institución de manera oportuna y eficiente.

• Consultar los precios de referencia en el sistema de información para la contratación estatal.

• Planear la asignación y distribución de los bienes devolutivos y de consumo que sean requeridos por los usuarios del colegio de manera oportuna.

• Elaborar periódicamente informes relacionados con la gestión del almacén.

• Diseñar estrategias de control y mantenimiento de los espacios y medios educativos a su cargo con el fin de facilitar la prestación del servicio educativo.

• Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de su competencia de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.

• Participar en la programación, organización, ejecución y control de actividades propias de la dependencia, con el fin de alcanzar las metas propuestas, de acuerdo con los lineamientos establecidos.

• Elaborar e interpretar cuadros, estadísticas e informes sobre actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

• Colaborar con el Rector y el auxiliar financiero en la administración de los bienes muebles e inmuebles del Colegio.

• Diseñar y manejar los mecanismos de solicitud y entrega

• de elementos a las dependencias que los requieran.

• Elaborar y actualizar el banco de datos de proveedores y demás registros necesarios para el control de los recursos del Colegio.

• Mantener los saldos actualizados de los elementos en Kardex con los correspondientes soportes de ingreso y egreso.

• Responder por el buen estado, seguridad e integridad de los elementos confiados a su administración.

• Actualizar las pólizas de los bienes a su cargo.

• Diligenciar ante la oficina de inventarios de la SED la baja de bienes.

• Realizar ya actualizar el inventario de los bienes del plantel de acuerdo con los cambios de oficinas y a la normatividad establecida.

• Mantener el registro de los inventarios en los libros de acuerdo a las normas vigentes.

• Elaborar y enviar los informes mensuales, semestrales o anuales de los bienes muebles e inmuebles de la institución a las entidades de control.

• Realizar la programación de horarios para la utilización periódica de los salones, espacios y medios educativos del colegio y darla conocer a la comunidad educativa.

• Organizar, prestar y mantener control del material asignado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin.

• Desempeñar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con la naturaleza del empleo y con la formación y competencias del titular del cargo.

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ÁREA DE SERVICIOS GENERALES, ASEO Y CAFETERÍA

PROPÓSITO PRINCIPAL: Realizar actividades operativas relacionadas con el servicio de aseo para el cumplimiento de las metas institucionales propuestas.

Funciones del personal de servicios generales

• Velar por el aseo y buena presentación de las áreas o zonas que se les haya asignado.

• Velar por el buen estado y conservación de Oficinas de Directivos Docentes y personal administrativo, salones de clase (pupitres, ventanales, puertas), local de Biblioteca, Sala de Profesores, Laboratorios, Sistemas, Proyecciones, Baños, Zonas verdes y jardines de la institución e informar oportunamente de las anomalías detectadas.

• Velar por la conservación y seguridad de los implementos puestos bajo su servicio.

• Colaborar con la prevención y control de situaciones  de emergencia.

• Prestar  servicios  de  mensajería,  cuando el Rector  lo requiera.

• Consignar  en  los  registros  de  control  las anomalías detectadas e informar oportunamente sobre las mismas.

• Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.

• Cumplir las demás funciones asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

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ÁREA SEGURIDAD

PROPÓSITO PRINCIPAL: Realizar actividades operativas relacionadas con la protección vigilancia de las personas del colegio y el cuidado de sus instalaciones para el cumplimiento de las metas institucionales propuestas.

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Funciones de los guardas de seguridad

• Ejercer vigilancia en las áreas o zonas que le hayan asignado.

• Controlar la salida y entrada de personas, vehículos y objetos del plantel.

• Velar por el buen estado y conservación de los implementos de seguridad e informar oportunamente de las anomalías detectadas.

• Velar por la conservación y seguridad de los bienes del plantel.

• Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.

• Consignar en los registros de control las anomalías detectadas en sus turnos e informar oportunamente sobre las mismas. Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.

• Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

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