FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO DE LA BICI

Son las personas que tienen a su cargo ciertos deberes y derechos ligados a las atribuciones que ejerce un determinada función dentro de la institución educativa. Su tarea consiste en ordenar, organizar y disponer distintos asuntos que se encuentran bajo su responsabilidad.
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ÁREA SECRETARÍA GENERAL

PROPÓSITO PRINCIPAL: Desarrollar la gestión administrativa del Colegio mediante el registro y control de la información relativa a los procesos de matrícula, graduaciones, certificaciones, de acuerdo a la normatividad vigente, las necesidades de la institución y las directrices del rector. Realizar la gestión administrativa del Colegio mediante la organización de actividades generales y asistenciales de oficina y, mantener organizada la correspondencia y el archivo de documentos.

 

Funciones Secretaría Académica

  • Programar y organizar las actividades propias de su cargo.

  • Responsabilizarse del diligenciamiento de los libros de matrícula, calificaciones, admisiones, habilitaciones, validaciones, asistencia y actas de reuniones.

  • Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrícula.

  • Elaborar las listas de los alumnos para efectos docentes y administrativos.

  • Mantener ordenada y actualizada la documentación de los alumnos, personal docente y administrativo.

  • Llevar los registros del servicio de los funcionarios de la institución.

  • Colaborar con el Rector en la elaboración de los informes estadísticos.

  • Gestionar ante la Secretaría de Educación el registro de los libros reglamentarios, certificados de estudio y tramitar los diplomas.

  • Organizar funcionalmente el archivo y elaborar las certificaciones que le sean solicitadas.

  • Refrendar con su firma las certificaciones expedidas por el Rector del plantel.

  • Atender al público en el horario establecido.

  • Responder por el uso adecuado, seguridad y mantenimiento de los equipos y materiales confiados a su manejo.

  • Realizar periódicamente auditorias de matrículas e informar oportunamente las novedades a quien corresponda.

  • Atender al público en el horario establecido de manera respetuosa, diligente y cordial.

  • Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

 

Funciones Secretaría de Rectoría

  • Revisar, clasificar, archivar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos.

  • Adelantar actividades de asistencia administrativa, de acuerdo con instrucciones del superior inmediato, que permitan un mejor desarrollo de las funciones de la dependencia.

  • Atender al público y orientar a usuarios, personal o telefónicamente, para suministrar información, documentos o elementos solicitados que sean relacionados con las actividades de la dependencia, de acuerdo con las autorizaciones e instrucciones recibidas.

  • Numerar y radicar los actos administrativos que deba suscribir el jefe inmediato y tramitarlos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

  • Recibir, radicar, clasificar, archivar y distribuir la correspondencia que llegue a la oficina.

  • Organizar y manejar el archivo.

  • Responder por el estado de los equipos bajo su responsabilidad y adoptar los mecanismos para su conservación, protección y uso adecuado.

  • Recepcionar las solicitudes de los usuarios y entregar los requerimientos solicitados. Coordinar las labores de mensajería y llevar los controles de acuerdo con los procedimientos.

  • Preparar documentos como formatos de horas extras, validaciones de planta, entre otros.

  • Proponer procedimientos e instrumentos necesarios para mejorar la prestación de servicio de atención al usuario, especialmente en lo relacionado con el manejo adecuado de la información.

  • Desempeñar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con la naturaleza del empleo y con la formación y adiestramiento del titular del cargo.

 

ÁREA FINANCIERA

PROPÓSITO PRINCIPAL: Apoyar al rector en la administración y manejo presupuestal y financiero de las instituciones educativas de acuerdo con las normas legales establecidas, con el fin de lograr los objetivos propuestos para la institución educativa.

Funciones del Auxiliar financiero

  • Apoyar la elaboración del proyecto de presupuesto del colegio para cada vigencia fiscal de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Entidad.

  • Apoyar la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos, el flujo de caja, el plan anual de contratación, el plan de inversiones con el fin de facilitar los procesos de planeación dentro del marco del proyecto Educativo Institucional.

  • Preparar informes financieros, indicadores de avance y resultados de gestión, informes de seguimiento, de planes y proyectos, cuando le sea solicitado por el consejo directivo, Nivel Central o autoridades competentes.

  • Realizar los traslados adiciones, reducciones y reservas presupuestales cuando sean requeridas dentro de la ejecución del presupuesto del Colegio.

  • Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por impuestos que correspondan.

  • Realizar el recaudo de la cartera del colegio, registro de todos los ingresos del colegio, efectuar las cotizaciones de inversiones y proveer la información pertinente al ordenador del gasto para la ejecución del plan de inversiones y hacer las consecuentes actas.

  • Preparar, registrar y actualizar la información pertinente a procesos de contratación de menor cuantía que se realizan a través del portal de Internet, dispuestos por la Alcaldía Mayor de Bogotá para tal fin.

ÁREA ALMACÉN

PROPÓSITO PRINCIPAL: Administrar y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles adquiridos para la Institución provenientes de recursos propios, Secretaria de Educación y donaciones, velando por el uso adecuado de los mismos.

Funciones del Almacenista

  • Sistematizar y mantener actualizado el registro de bienes e inmuebles de acuerdo a los parámetros y normas vigentes

  • Preparar, legalizar y dar de baja los bienes y elementos obsoletos e inservibles de la institución de manera permanente, mediante inventario y actas firmadas por los responsables.

  • Formalizar el ingreso y egreso de bienes de consumo de la institución de manera oportuna y eficiente.

  • Consultar los precios de referencia en el sistema de información para la contratación estatal.

  • Planear la asignación y distribución de los bienes devolutivos y de consumo que sean requeridos por los usuarios del colegio de manera oportuna.

  • Elaborar periódicamente informes relacionados con la gestión del almacén.

  • Diseñar estrategias de control y mantenimiento de los espacios y medios educativos a su cargo con el fin de facilitar la prestación del servicio educativo.

  • Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de su competencia de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.

  • Participar en la programación, organización, ejecución y control de actividades propias de la dependencia, con el fin de alcanzar las metas propuestas, de acuerdo con los lineamientos establecidos.

  • Elaborar e interpretar cuadros, estadísticas e informes sobre actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

  • Colaborar con el Rector y el auxiliar financiero en la administración de los bienes muebles e inmuebles del Colegio.

  • Diseñar y manejar los mecanismos de solicitud y entrega

  • de elementos a las dependencias que los requieran.

  • Elaborar y actualizar el banco de datos de proveedores y demás registros necesarios para el control de los recursos del Colegio.

  • Mantener los saldos actualizados de los elementos en Kardex con los correspondientes soportes de ingreso y egreso.

  • Responder por el buen estado, seguridad e integridad de los elementos confiados a su administración.

  • Actualizar las pólizas de los bienes a su cargo.

  • Diligenciar ante la oficina de inventarios de la SED la baja de bienes.

  • Realizar ya actualizar el inventario de los bienes del plantel de acuerdo con los cambios de oficinas y a la normatividad establecida.

  • Mantener el registro de los inventarios en los libros de acuerdo a las normas vigentes.

  • Elaborar y enviar los informes mensuales, semestrales o anuales de los bienes muebles e inmuebles de la institución a las entidades de control.

  • Realizar la programación de horarios para la utilización periódica de los salones, espacios y medios educativos del colegio y darla conocer a la comunidad educativa.

  • Organizar, prestar y mantener control del material asignado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin.

  • Desempeñar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con la naturaleza del empleo y con la formación y competencias del titular del cargo.

 

ÁREA BIBLIOTECA Y SERVICIO DE FOTOCOPIADO

PROPÓSITO PRINCIPAL: Administrar los recursos de información y formación pedagógica con los que cuenta el colegio, generando estrategias de promoción y hábitos de lectura entre los miembros de la comunidad educativa y así contribuir al proceso de formación integral de la comunidad educativa.

Funciones del Auxiliar Administrativo del área

  • Sistematizar y administrar el material bibliográfico y demás elementos que reposan en la biblioteca del colegio con base en técnicas y los procedimientos de la entidad.

  • Administrar en el módulo de préstamo los movimientos diarios del material a cargo, según los procedimientos establecidos para tal fin.

  • Atender a la comunidad educativa del colegio en temas relacionados con la biblioteca y generar estrategias para contribuir y apoyar la labor pedagógica a través de los medios educativos disponibles y ayudas audiovisuales del colegio.

  • Planear y elaborar el plan anual de actividades de la biblioteca, promoviendo la lectura y la utilización de los servicios de la misma, teniendo en cuenta el calendario escolar y los planes y programas específicos de la SED.

  • Generar estrategias de mantenimiento y actualización del material bibliográfico y audiovisual existente en la institución educativa de acuerdo con las directrices dadas por la SED o los entes competentes en el tema.

  • Realizar y presentar informes y estadísticas sobre la utilización de los servicios de la biblioteca y así mismo solicitar la compra o adquisición de material bibliográfico y audiovisual que requiera la comunidad educativa y se fomente así la actualización bibliográfica, según los parámetros y directrices dadas por la SED.

  • Prestar el servicio de fotocopiado al interior del colegio y llevar el control respectivo.

  • Atender al usuario interno y externo; padres de familia, docentes, estudiantes, comunidad en general, en cuanto al préstamo de material audiovisual, laboratorios y talleres, cuando así lo requieran. proporcionando los materiales de manera oportuna.

  • Realizar la programación de horarios para la utilización periódica de los salones, espacios y medios educativos del colegio y darla conocer a la comunidad educativa.

  • Organizar, prestar y mantener control del material asignado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin.

ÁREA SEGURIDAD

PROPÓSITO PRINCIPAL: Realizar actividades operativas relacionadas con la protección vigilancia de las personas del colegio y el cuidado de sus instalaciones para el cumplimiento de las metas institucionales propuestas.

Funciones de los guardas de seguridad

  • Ejercer vigilancia en las áreas o zonas que le hayan asignado.

  • Controlar la salida y entrada de personas, vehículos y objetos del plantel.

  • Velar por el buen estado y conservación de los implementos de seguridad e informar oportunamente de las anomalías detectadas.

  • Velar por la conservación y seguridad de los bienes del plantel.

  • Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.

  • Consignar en los registros de control las anomalías detectadas en sus turnos e informar oportunamente sobre las mismas. Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.

  • Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

 

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES, ASEO Y CAFETERÍA

PROPÓSITO PRINCIPAL: Realizar actividades operativas relacionadas con el servicio de aseo para el cumplimiento de las metas institucionales propuestas.

 

Funciones del personal de servicios generales

  • Velar por el aseo y buena presentación de las áreas o zonas que se les haya asignado.

  • Velar por el buen estado y conservación de Oficinas de Directivos Docentes y personal administrativo, salones de clase (pupitres, ventanales, puertas), local de Biblioteca, Sala de Profesores, Laboratorios, Sistemas, Proyecciones, Baños, Zonas verdes y jardines de la institución e informar oportunamente de las anomalías detectadas.

  • Velar por la conservación y seguridad de los implementos puestos bajo su servicio.

  • Colaborar con la prevención y control de situaciones  de emergencia.

  • Prestar  servicios  de  mensajería,  cuando el Rector  lo requiera.

  • Consignar  en  los  registros  de  control  las anomalías detectadas e informar oportunamente sobre las mismas.

  • Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.

  • Cumplir las demás funciones asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

COLEGIO DE LA BICI (IED)

Resolución No. 011 del 23 de diciembre de 2019

En sus niveles Preescolar, Básica y Media

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